Cómo se gana la sede de un gran evento deportivo: el proceso de candidatura explicado

Obtener la sede de un gran evento deportivo implica una planificación estratégica y un proceso estructurado que va mucho más allá de la simple intención. Cada candidatura debe cumplir con requisitos técnicos, financieros y políticos que las organizaciones internacionales o nacionales valoran para adjudicar la sede, que representa un impacto económico y mediático considerable.

Cómo funciona el proceso de candidatura

El proceso arranca generalmente con el interés formal de una ciudad o país, que presenta una candidatura ante la entidad organizadora, como puede ser un comité olímpico, una federación internacional o un organismo regional. Este fenómeno suele dividirse en varias etapas:

• Presentación del interés o pre-candidatura, donde se confirma la voluntad de competir y se entregan datos iniciales.
• Evaluación técnica preliminar, en la cual los organizadores revisan infraestructuras disponibles, experiencia previa y capacidad logística.
• Solicitud formal con propuesta completa que incluye presupuesto, planes de seguridad, vínculo comunitario, y estrategias de sostenibilidad.
• Visitas de inspección y auditorías, para validar la información entregada y detectar posibles riesgos o fortalezas.
• Decisión y anuncio oficial, donde una asamblea o consejo vota la sede entre las candidatas finalistas.

El calendario de estas etapas se extiende generalmente varios años antes del evento y establece fechas tope para entrega de documentos, revisiones intermedias y consultas públicas.

Qué evalúan los organismos para elegir la sede

Las organizaciones encargadas ponderan una combinación de criterios técnicos, económicos, sociales y políticos. Entre los más relevantes destacan:

• Infraestructura deportiva y de apoyo: la calidad de estadios, pistas, hoteles, transporte y servicios médicos.
• Capacidad financiera para organizar el evento, calculada a partir de previsiones de ingresos públicos y privados, patrocinio, ventas de derechos y seguridad presupuestaria.
• Impacto social y desarrollo sostenible, que considera el legado deportivo y social y la viabilidad de reutilización de las instalaciones.
• Capacidad de movilización política y respaldo institucional, incluyendo el compromiso gubernamental y el apoyo institucional a largo plazo.
• Experiencia previa en la organización de eventos de magnitud similar o recorridos exitosos en gestión deportiva.

La ponderación exacta depende del evento en cuestión, pero es común que se utilicen matrices de evaluación cualitativas y cuantitativas, donde cada aspecto recibe una calificación ponderada para facilitar la comparación objetiva entre candidatas.

Métodos para valorar la propuesta y ejemplo hipotético

La valoración incluye modelos económicos y operativos que permiten estimar la capacidad real de una candidatura para cumplir con los compromisos. Se puede ilustrar con un ejemplo simplificado aplicado al potencial retorno de inversión a partir de la gestión de infraestructura:

Supongamos que un estadio planificado para el evento tendrá una capacidad de 50.000 espectadores y se prevé que genere, durante el evento, 10 días de ocupación completa y 20 días con ocupación del 50%. Si la entrada promedio se estima en 30 dólares, se calcula el ingreso bruto aproximado:

Ingresos = (50.000 × 30 × 10) + (50.000 × 30 × 20 × 0.5) = 15.000.000 + 15.000.000 = 30.000.000 dólares.

Este cálculo se cruza con los costos operativos, como seguridad, infraestructura temporal, personal y servicios que podrían sumar, por ejemplo, 12 millones de dólares. Así, el margen esperado sería:

Ingresos netos = 30.000.000 – 12.000.000 = 18.000.000 dólares.

Sobre esta base, a nivel global, se valora si la propuesta financiera es viable y sostenible, considerando además ingresos por patrocinios, derechos de TV y merchandising.

Además del cálculo financiero, los evaluadores analizan la coherencia entre la declaración de intenciones, el plan de construcción y la capacidad de cumplimiento de plazos. Otro aspecto clave es la calidad del plan de seguridad y la estrategia para mitigar posibles riesgos civiles o naturales.

El nivel de detalle y transparencia que una candidatura entrega en su dossier suele impactar directamente en la credibilidad y confianza que genera frente a los decisores. Propuestas claras con datos respaldados por consultorías externas especializadas suelen tener ventaja en la fase final.

Una tarea que muchas candidaturas pierden de vista es la gestión de las relaciones públicas y el posicionamiento ante clubes locales, sectores empresariales y la ciudadanía, factores que pueden inclinar una votación interna en la organización si existen competencias internas o faltan consensos.

Una recomendación práctica es invertir tiempo en construir un equipo de trabajo multidisciplinario con experiencia comprobada en bidding, que integre expertos en finanzas, urbanismo, comunicación y deporte para cubrir integralmente cada requerimiento y anticipar preguntas o dudas que se presentarán en la revisión.